Empfang und Betreuung von Gästen am Front Desk
Erste:r Ansprechpartner:in für Kunden, Partner und Team
Organisation und Steuerung des gesamten Office-Alltags
Sicherstellung einer angenehmen Wohlfühlatmosphäre im Büro
Verantwortung für Küche, Bestellungen und Büroausstattung
Koordination von Dienstleistern und Office-Infrastruktur (z. B. Reinigung, Technik)
Betreuung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen und Konferenzflächen
Annahme und Koordination von Telefonaten
Schnittstelle zwischen Team, Customer Service und externen Kontakten
Sicherstellung einer reibungslosen internen und externen Kommunikation
Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Entlastung im Tagesgeschäft durch die Übernahme operativer Aufgaben und administrativer Projekte

Erfahrung im Office Management: Idealerweise 1–3 Jahre Erfahrung im Office Management, Empfang, Hotellerie oder als Teamassistenz
Serviceorientierung & Auftreten: Freundliches, souveränes Auftreten sowie Freude am Umgang mit Gästen, Kunden und Partnern
Hands-on-Mentalität: Du packst proaktiv mit an, arbeitest eigenständig und behältst auch im operativen Tagesgeschäft den Überblick
Organisationsstärke: Strukturierte, zuverlässige und detailorientierte Arbeitsweise bei vielfältigen Aufgaben
Kommunikationsstärke: Sehr gute Ausdrucksweise, sicheres Auftreten am Telefon sowie Fähigkeit, als zentrale Schnittstelle zu agieren
Multitasking & Flexibilität: Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren und flexibel auf unterschiedliche Anforderungen zu reagieren
Verantwortungsbewusstsein: Sorgfältiger Umgang mit administrativen Aufgaben, Organisation und internen Abläufen
Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Office Manager (m/w/d) – Vollzeit

Job Description