Wir sind fonio.ai – eine Telefon-KI, die wie ein Mensch klingt und komplette Anrufe übernimmt. Über 6.000 Unternehmen vertrauen uns täglich. Wir wachsen extrem schnell – national wie international – und suchen jetzt eine Person, die das möglich macht: jemanden, der die operative Basis hält, damit der Rest des Teams Gas geben kann.

Diese Rolle ist keine klassische Admin-Stelle. Du übernimmst echte Ownership – für Office, Events und People Operations – und hast gleichzeitig den Antrieb, Dinge zu automatisieren und wegzustrukturieren, die kein Mensch dauerhaft manuell erledigen sollte.

Deine Rolle

Du bist die operative Schaltzentrale von fonio. Du hältst die Dinge am Laufen, damit alle anderen – vom CEO bis zum neuesten Teammitglied – sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt. Du denkst nicht in Aufgaben, sondern in Systemen.

Operations & Office

Du hast volle Ownership über unser Office – und sorgst dafür, dass es ein Ort ist, an dem man wirklich gerne arbeitet: perfekt ausgestattet, gut organisiert, mit einer Atmosphäre, die das Team zusammenhält
Du kümmerst dich ums Team: Snacks, Drinks, Essen, spontane Social-Momente und alles, was das Büroleben besser macht
Du erkennst, wo sich Abläufe automatisieren oder wegstrukturieren lassen – und setzt das um (n8n, Make.com, Notion)
Ad-hoc Support für den CEO bei strategischen und operativen Sonderprojekten

Events

Recurring Afterwork Events (monatlich, Employer Branding & Team Culture)
Großevents wie bspw. Conventions im Sommer: Venue, Speaker, Programm, Bewerbung – du ownst das komplett
Team Offsites
Partner Events gemeinsam mit dem Partnerships-Team

People & Onboarding

Du begleitest neue Teammitglieder vom Vertragsstart bis zum ersten Tag: Vertrag, Equipment, Zugänge, Onboarding-Ablauf
Du baust Strukturen auf, die mit uns mitwachsen – kein manuelles Copy-Paste für jeden neuen Hire

Finance & Admin ´

Schnittstelle zu Buchhaltung & Steuerberatung – du sorgst dafür, dass Rechnungen, Spesen und Überweisungen reibungslos laufen
Unterstützung bei Cashflow-Tracking und Forecasting
Zuarbeit für Investor Reporting und KPI-Aufbereitung
Fördermanagement: Recherche, Einreichung, Reporting (AWS, FFG & Co.)

Das bringst du mit

Erste Erfahrung in einem Startup, Scale-up oder in der Unternehmensberatung
Du hast keine Angst vor Finance-Themen – Rechnungen, Spesen, Cashflow sind kein Fremdwort für dich
Hohe Eigenmotivation und Ownership-Mentalität: du willst Themen führen, nicht nur abhaken
Du kannst komplexe Situationen schnell strukturieren und in funktionierende Prozesse übersetzen
Software-Affinität: Notion, Excel/Sheets – und die echte Bereitschaft, n8n oder Make.com zu lernen (oder du kannst es schon)
Du bist neugierig auf Automatisierung und Vibe-Coding: wenn etwas manuell nervt, willst du es automatisieren
Perfektes Deutsch, sehr gutes Englisch

Das erwartet dich

Eine Rolle mit viel Verantwortung und direktem Impact auf Office, Events & People
Enge Zusammenarbeit mit dem CEO und allen Abteilungen – du siehst alles, was bei fonio passiert
Kurze Entscheidungswege, hohes Tempo, keine Bürokratie
Die Chance, Strukturen von Grund auf aufzubauen – nicht in ein bestehendes System zu passen

Das bieten wir dir

55.000–80.000 € Brutto-Jahresgehalt (je nach Erfahrung)
On-site in Wien
Relocation Package
Top-Equipment deiner Wahl
Ein Umfeld, in dem du in kurzer Zeit sehr viel lernst und echte Ownership bekommst

Bewerbungsprozess

15 min Kennenlernen
45 min Case & Fachgespräch
45 min Kultur & Team-Fit

Founders Associate

Job Description